Заказ переносили вручную
Параметры, количества, реквизиты и комментарии повторно вводились или пересылались между сотрудниками.
Обезличенный кейс · производственная компания
Один заказ — от продажи до производства и отгрузки
Заказ проходил через несколько отделов и систем. Менеджеры, дизайнеры, производство, бухгалтерия и логистика работали со своей частью процесса, а общую картину приходилось собирать вручную. Мы связали этапы так, чтобы данные и статусы двигались вместе с заказом.
Название компании и внутренние коммерческие данные не публикуем. Показываем саму логику процесса и выполненные блоки.
5 рабочих контуровПродажи, дизайн, производство, документы и логистика работают как части одного заказа.
От заявки до отгрузкиКлючевые события возвращаются в общий процесс, а не остаются в отдельных окнах и чатах.
Развитие по этапамНовые блоки добавлялись постепенно без полной перестройки работы компании.
Контекст
Задача была шире обычной настройки CRM
В компании уже были CRM, учёт, документооборот, производственные процессы и работа с транспортными компаниями. Проблема возникала между ними: один и тот же заказ переходил из отдела в отдел, а часть данных приходилось переносить вручную.
Поэтому задача формулировалась не как «внедрить ещё одну систему», а как сделать так, чтобы сотрудники продолжили работать привычным образом, но заказ не распадался на отдельные куски.
До изменений
Основные потери возникали на переходах между людьми и системами
Каждый отдельный участок мог работать нормально, но на стыках появлялись повторный ввод, уточнения и риск пропустить изменение.
Отделы видели разную картину
Продажи, дизайнеры, производство и бухгалтерия работали со своей частью заказа и не всегда видели актуальный статус остальных этапов.
Документы жили отдельно
Формирование, отправка и контроль документов требовали дополнительных действий и проверки в нескольких местах.
Статус приходилось уточнять
Чтобы ответить клиенту или понять, что делать дальше, менеджер мог зависеть от сообщений коллег и ручной проверки.
Как устроили процесс
Заказ стал проходить через компанию как единая цепочка
Не пытались собрать всё в одном интерфейсе. Для сотрудника важнее другое: следующий этап получает нужные данные, а результат возвращается обратно без ручного пересказа.
01
Продажа и параметры заказа
Менеджер фиксирует клиента, состав заказа, условия и необходимые данные в рабочем процессе сделки.
02
Макет и согласование
Дизайнер получает свой набор задач и правок, а согласование остаётся связано с конкретным заказом.
03
Производство и готовность
В производство передаются согласованные параметры. Когда меняется готовность, это отражается в общем процессе.
04
Документы и оплата
Документы формируются из актуальных данных заказа, а важные статусы учёта и ЭДО возвращаются сотрудникам.
05
Доставка и отгрузка
Для логистики используются те же данные заказа: расчёт, оформление, отгрузка и контроль статуса не начинаются с повторного заполнения.
Что сделали
Автоматизация собрана из нескольких самостоятельных блоков
Каждый блок решает понятную бизнес-задачу. Вместе они дают сквозной процесс, но их можно развивать и менять независимо.
Передача заказа в производство
Менеджеру не нужно вручную пересобирать данные для следующего отдела. Производство получает согласованные параметры заказа.
Работа дизайнеров
Правки макетов, согласования и связанные задачи встроены в общий цикл заказа, а не существуют отдельно от продаж.
Документы без повторного набора
Счета, накладные и другие документы создаются по данным заказа, чтобы сотрудник не вводил одни и те же значения повторно.
Связь с учётом и оплатами
Нужные изменения по заказам, реализациям и оплатам возвращаются в рабочий процесс менеджеров.
Электронный документооборот
Отправка документов и результат обработки становятся частью обычной работы, а не отдельным процессом в стороннем сервисе.
Логистика
Расчёт и оформление доставки используют уже собранные данные заказа, а менеджер получает итог и статус.
Результат
Главный результат — заказ перестал зависеть от ручной передачи между отделами
Задача не сводилась к одной кнопке или одному виджету. Ценность появилась тогда, когда несколько участков начали работать как единая цепочка.
Менеджер видит, что происходит
Ключевые статусы производства, документов, оплаты и доставки доступны в рабочем контексте заказа.
Меньше повторного ввода
Данные, которые уже есть в заказе, повторно используются следующими участниками процесса.
Меньше зависимости от сообщений
Сотруднику реже нужно отдельно спрашивать коллег, завершён ли этап и можно ли двигаться дальше.
Процесс можно развивать дальше
К существующей цепочке можно добавлять новые проверки, действия и автоматизацию без замены всей системы.
Подход
Хорошая автоматизация здесь — не ещё один экран. Это когда следующий отдел получает заказ уже готовым к своей работе.
Поэтому мы не стремились перенести производство, бухгалтерию и логистику внутрь CRM. Важнее было убрать ручные разрывы между ними.
Вопросы
Что обычно уточняют по таким проектам
Нужно ли переносить производство внутрь CRM?
Нет. Если текущая производственная система решает свою задачу, её можно оставить. Мы связываем этапы так, чтобы сотрудникам не приходилось вручную переносить данные и искать статусы.
Можно начать только с одного участка?
Да. Обычно разумнее выбрать самый проблемный переход — например, производство, документы или доставку — и сначала автоматизировать его.
Что потребуется для оценки похожего проекта?
Достаточно показать один реальный заказ: откуда он приходит, кто с ним работает, где данные переносятся вручную и в каком месте чаще всего возникают задержки.
Можно потом расширить решение?
Да. Такой подход как раз рассчитан на поэтапное развитие: после стабилизации одного участка можно подключать следующий.
Следующий шаг
Покажите один реальный заказ — разберём, где теряется время
Не нужно готовить техническое задание. Достаточно показать путь заказа по отделам и системам. Предложим понятный первый этап, сроки и бюджет.